Trong bài viết ngày hôm nay tôi sẽ chia sẻ với các bạn về chủ đề " Kế toán doanh nghiệp vận tải " thông qua câu hỏi mà ngày hôm qua rất nhiều các bạn nhắn tin hỏi tôi nhé.
Qua trao đổi thì hầu hết kế toán vận tải đều LÀM THIẾU hoặc làm SƠ SÀI các phần chi phí CẦN PHẢI CHI TIẾT quan trọng dưới đây dẫn đến khi quyết toán gặp phải rất nhiều rủi ro: PHẠT - TRUY THU thêm rất nhiều tiền thuế TNDN, GTGT.......
*Vấn đề 01: VẤN ĐỀ CHI PHÍ - NAN GIẢI và DỄ BỊ GẠT NHẤT.
Chi phí Kinh Doanh chính trong DN vận tải bao gồm 3 loại chính:
+ Chi phí NGUYÊN VẬT LIỆU
+ Chi phí NHÂN CÔNG
+ Chi phí SẢN XUẤT CHUNG.
*) Đối với chi phí NGUYÊN VẬT LIỆU bao gồm:
Chi phí nhiên liệu và tất cả các hóa đơn liên quan đến: xăng, dầu, dầu nhờn phục vụ vận chuyển.
*) Đối với chi phí NHÂN CÔNG bao gồm:
- Tiền lương của lái xe, phụ xe...
- Tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác….
- Tiền lương, các khoản trợ cấp trả cho lái, phụ xe.
*) Đối với chi phí SẢN XUẤT CHUNG bao gồm:
- Chi phí săm lốp .
- Khấu hao TSCĐ là các phương tiện vận tải.
- Vật tư, phụ tùng thay thế .
- Chi phí sửa chữa lớn, đại tu ...
- Phí đăng kiểm, phí cầu đường ...
- Chi phí sửa chữa phương tiện .
- Tiền lương nhân viên bảo hành, sửa chữa phương tiện (nếu có)
– CP CCDC
– CP dịch vụ mua ngoài.
– Các khoản CP khác...
Theo TT200 tất cả các chi phí trên, cuối kỳ đều được kết chuyển từ 621, 622, 627 về TK154. Và được kết chuyển thẳng về TK 632 để xác định giá vốn dịch vụ. (TT133 thì KC luôn từ 154 về 632). Số DƯ NỢ trên TK 154 (Theo cả 2 TT200 và T133) là số nhiên liệu còn trên phương tiện cuối kỳ (nếu bạn khoán chi phí NL cho lái xe thì không cần)
2. Đối tượng tập hợp CP KD vận tải được tập hợp theo từng đầu xe chi tiết thành đối tượng
– Vận chuyển hành khách
– Vận chuyển hàng hóa kí gửi.
*Vấn đề 02. PHƯƠNG PHÁP TẬP HỢP CHI PHÍ GIÁ THÀNH:
– Chi Phí nguyên liệu : BẮT BUỘC KẾ TOÁN PHẢI XÂY DỰNG ĐƯỢC ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NHIÊN LIỆU. ( Rất nhiều DN vận tải thiếu phần này. Dầu tiêu hao chỉ bốc thuốc tiền ẩn rất nhiều những rủi ro)
Từ đó căn cứ vào số Km xe chạy và định mức tiêu hao nhiên liệu để xác định tổng nhiên liệu tiêu hao xuất dùng trong kỳ theo Công Thức:
NHIÊN LIỆU TIÊU HAO = Số KM XE CHẠY x ĐỊNH MƯC TIÊU HAO.
– Nhằm mục đích quản trị. Ở 1 số công ty thực hiện khoán Chi Phí nhiên liệu cho lái xe thì nhiên liệu tiêu hao được xác định trên cơ sở Hợp Đồng khoán và thanh lý hợp đồng khoán.
* Chi phí xăng xe:
– Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
– Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
– Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường
- Chi phí LƯƠNG LÁI XE:
+ Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca.
+ Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được
– Chi Phí SĂM LỐP XE : Gồm Chi Phí mua, sửa chữa săm lốp.
Đây là 1 khoản Chi Phí phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ, vì thế khoản Chi Phí này sẽ tiến hành trích trước. và được theo dõi trên bảng phân bổ cuối kỳ tiến hành trích và phân bổ.
*Cách xác định như sau:
Số tiền trích trước = Tổng số tiền mua, sửa săm lốp/ số tháng sử dụng ước tính ( thường là 1 năm)
– Chi Phí khấu hao phương tiện ( KH TSCĐ)
– Chi Phí khác : Chi Phí nguyên liệu phụ, công cụ dụng cụ để sửa xe, điện thoại, Chi Phí quản lý đội xe, vé cầu đường….những Chi Phí này được coi là Chi Phí SXC để phân bổ.
CHI PHÍ SỬA CHỮA:
– Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe
*Vấn đề 03: XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NGUYÊN LIỆU.
– Các doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu cho các hoạt động của doanh nghiệp và lưu lại tại DN làm căn cứ, thuận lợi cho việc kiểm tra chi phí khi kiểm tra quyết toán sau này.
– Định mức là do doanh nghiệp tự xây dựng và tự lập. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để xây dựng định mức phù hợp.
– Căn cứ để xây dựng định mức là các thông số kỹ thuật của phương tiện vận tải mà doanh nghiệp đang sử dụng. việc xây dựng tiêu hao NVL không được xây dựng CAO QUÁ MỨC, vì bên thuế họ có kinh nghiệm, họ sẽ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành khi thanh kiểm tra sẽ bóc chi phí rất mạo hiểm.
– Kế toán căn cứ cung đường định chuyển và định mức đã lập để làm căn cứ phân bổ chi phí Nguyên Vật Liệu sử dụng cho phù hợp khi tính giá thành
– Nếu công ty xe không đứng tên công ty thì phải có hợp đồng thuê mượn xe.Nếu giao khoán cho đơn vị thứ 3 vận chuyển công ty bạn chỉ là trung gian ăn hoa hồng thì không đưa thêm tài xế, xăng dầu vì đã giao khoán thì bên nhận giao khoán đã đầy đủ các thủ tục trên họ phải lo tất cả
– Có lương tài xế, nếu không có tài xế thì hợp đồng thuê xe phải thuê luôn tài xế.
*Vấn đề 04: XÂY DỰNG CUNG ĐƯỜNG VẬN CHUYỂN.
*Trang website hữu dụng trong việc lâp khoảng cách nơi đi nơi đến hiệu quả:
–Website: chọn nơi đi nơi đến => khoảng cách KM tương đối chính xác
*Vấn đề 05: HẠCH TOÁN KẾ TOÁN.
– Mua xăng dầu, nhiên liệu:
+Phiếu nhập kho
+Hóa đơn tài chính
+Chứng từ thanh toán
+Chứng từ hạch toán: Chi tiền hoặc hạch toán kế toán
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
*Chú ý: Nếu xăng dầu mua thường xuyên liên tục thì lập hợp đồng kinh tế: hàng ngày lấy phiếu xăng, cuối tháng căn cứ bảng kê chi tiết đối chiếu phiếu xuất 01 hóa đơn hoặc mua bán giao dịch phát sinh lần nào lấy hóa đơn chứng từ lần đó.
– Xuất kho nhiên liệu cho xe:
+Phiếu yêu cầu nhiên liêu nếu có
+Phiếu xuất kho
+Phiếu cấp xăng dầu
Nợ TK 621 (Nếu theo TT133 là TK 1541)
Có TK 152
– Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe: phương pháp này áp dụng để mục đích tránh tình trạng lái xe gian lận tiền xăng dầu hút ra khi chạy xe để bán riêng thu lợi bất chính
+ Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:
Nợ TK 141
Có TK 1111
+ Cuối kỳ thanh lý Hợp đồng khoán:
Nợ TK 621
Nợ TK 133
Có TK 141
– Kết chuyển toàn bộ CP nhiên liệu trong kỳ:
+ Theo Thông tư 200/2014/TT–BTC:
Nợ TK 154
Có TK 621
+ Theo TT133/2016/TT–BTC:
Nợ TK 154
Có TK 152
*CHI PHÍ NHÂN CÔNG.
– Tính lương lái xe:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 334
– Trích BHXH, BHYT, BHTN:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 3383
Có TK 3384
Có TK 3386
– Trả lương:
Nợ TK 334
Có TK 1111, 112
*CHI PHÍ KHẤU HAO PHƯƠNG TIỆN (KH TSCĐ)
Nợ TK 627 (Nợ TK 15413 nếu TT133)
Có TK 214
*CHI PHÍ KHÁC
Nợ TK 627 (Nợ TK 15418)
Có TK111,112,331
*TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ XĂM LỐP
– Khi mua hoặc sửa lốp:
Nợ TK 242
Có TK 1111, 1121
– Phân bổ (12 tháng):
Nợ TK 627 (TK 154)
Có TK 242
– Ngoài ra cần có CP Quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112
*DOANH THU
– Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 33311
– Nếu có chiết khấu, giảm giá:
Nợ TK 521
Nợ TK 33311
Có TK 111, 112, 131
*CUỐI KỲ KẾT CHUYỂN
– Kết chuyển CP vào giá vốn :
+ Theo Thông tư 200/2014/TT–BTC:
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
+ Theo TT133/2016/TT–BTC thì ngay từ đầu đã hạch toán Nợ TK 154
– Tập hợp giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 154
– Kết chuyển giá vốn:
Nợ TK 911
Có TK 632
– Kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 511
Có TK 911
– Kết chuyển CP Quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911
Có TK 642
– Xác định kết quả Kinh doanh:
+ LỖ :
Nợ TK 421
Có TK 911
+ LÃI:
Nợ TK 911
Có TK 421
*Chú ý:
– Cuối năm lâp bảng đối chiếu công nợ
– Bảng tính giá thành phải chi tiết từng đơn hàng, hoặc đơn vận chuyển hành khách, càng chi tiết càng dễ giải trình với cơ quan thuế.